Buslogistik-Software: Große Busprojekte selbst planen und vergeben

Große Verkehre werden bis heute in Tabellen geplant

Ein Festival-Shuttle über ein Wochenende, Werksverkehr im Schichttakt, die Anreise von tausend Gästen zu einer Messe: Solche Aufträge bestehen nicht aus einer Fahrt, sondern aus dutzenden, die voneinander abhängen. Geplant werden sie trotzdem fast immer gleich – in einer Tabelle. Danach zehn E-Mails an zehn Busunternehmen, Angebote in fünf verschiedenen Formaten, und drei Wochen später weiß niemand mehr, welche Fahrt eigentlich schon vergeben ist.

Ein Werkzeug dafür gab es bislang nicht. Wer so einen Verkehr auf die Beine stellen musste, hatte die Wahl zwischen Tabellenkalkulation und einer Agentur, die das Ganze gegen eine Marge übernimmt. Genau diese Lücke schließt das Projektmodul, das ab sofort auf beiden Seiten der Plattform verfügbar ist – für Veranstalter und Firmen ebenso wie für Busunternehmen.

Warum große Verkehre bisher bei Vermittlern landen

Der Engpass ist nie das Fahren. Busse gibt es, Fahrer gibt es, Strecken sind kein Problem. Was fehlt, ist die Koordination: vierzig Positionen im Blick behalten, zusammengehörige Fahrten bündeln, Angebote vergleichbar machen, Fristen nachhalten, am Ende wissen, was noch offen ist.

Für diese Koordination gab es bislang kein Werkzeug – also gab es dafür einen Beruf. Agenturen und Vermittler nehmen die Anfrage entgegen, verteilen sie weiter und behalten für die Vermittlung eine Marge ein. Bezahlt wird damit etwas, das im Kern Organisation ist: Listen führen, Angebote einholen, Termine abgleichen. Was diese Zwischenstufe kostet, haben wir an anderer Stelle ausführlich aufgeschrieben.

Der Preis ist dabei nur die eine Hälfte. Die andere: Der Auftraggeber weiß am Ende oft nicht, wer tatsächlich fährt. Und das Busunternehmen, das fährt, kennt seinen eigenen Kunden nicht. Beide Seiten verlieren die Beziehung an eine Stelle in der Mitte, deren einziger Beitrag Weiterleitung war.

Das Projekt hält alles zusammen, was zu einem Verkehr gehört

Ein Projekt in Busly ist kein Ordner und keine Liste von Einzelbuchungen. Es umfasst einen ganzen Verkehr: ein Name, ein Zeitraum, und darunter alles, was dazugehört.

Positionen sind der Inhalt. Eine Position ist entweder eine Fahrt oder eine Zusatzleistung – Standzeiten, Einsatzleitung vor Ort, Unterkunft für die Crew. Ein Pendelverkehr wird dabei nicht zu achtundvierzig Einzelfahrten, sondern bleibt eine Position mit Zeitfenster und Taktzeit. Wer schon einmal einen Shuttle-Verkehr von Hand in eine Tabelle geschrieben hat, weiß, warum dieser Unterschied so groß ist.

Pakete sind die Einheit, in der Buslogistik tatsächlich funktioniert. Zusammengehörige Positionen werden gebündelt und gemeinsam behandelt – ausgeschrieben, vergeben, abgerechnet. Vierzig Fahrten einzeln durch den Prozess zu schieben wäre die eigentliche Arbeit; das Paket macht daraus einen Vorgang.

Angebote, Buchungen und Rechnungen hängen anschließend am selben Projekt. Nichts davon liegt in einem zweiten Werkzeug, in einem Postfach oder in einem Ordner auf einem anderen Rechner.

Für Veranstalter und Firmen: selbst planen, direkt ausschreiben

Wer Busse braucht, trägt im Projekt zusammen, was gefahren werden muss, schnürt daraus Pakete und schreibt sie aus. Die Ausschreibung geht direkt an die Busunternehmen auf der Plattform – Betriebe mit eigenem Fuhrpark, registriert und verifiziert, jeder mit Profil, Fahrzeugen und bisherigen Bewertungen.

Was zurückkommt, sind echte Angebote, nebeneinander und vergleichbar. Erst dadurch entsteht überhaupt ein Marktpreis: Ein einzelner Preis, den jemand nennt, lässt sich mit nichts vergleichen. Vier Preise auf dasselbe Paket zeigen, was die Leistung wirklich kostet. Wer vorab eine Größenordnung braucht, kommt über die Kostenübersicht für Busse in wenigen Sekunden zu einem Richtwert.

Dazwischen sitzt niemand mehr, der einen Aufschlag nimmt. Du sprichst direkt mit dem Betrieb, der den Bus stellt, und zahlst den Preis, den er angeboten hat. Bezahlt wird online, direkt aus der Rechnung heraus.

Typische Fälle sehen wir vor allem bei Verkehren, die sich über Tage oder Wochen ziehen: Besucherverkehr bei Veranstaltungen, Messelogistik, Konzert- und Festival-Shuttles, Mitarbeiter-Shuttle im Schichttakt, Ersatzverkehr. Alles Weitere steht auf der Seite zur Buslogistik.

Für Busunternehmen: große Aufträge selbst führen statt abgeben

Auf der Anbieterseite ist dasselbe Projekt ein Werkzeug, um Aufträge anzunehmen, die man sonst hätte weiterreichen müssen. Der Betrieb legt seine Touren und Leistungen selbst an, bündelt sie zu Paketen und beauftragt sie – der Kundenpreis entsteht dabei im Beauftragen, aus einer Mehrfachauswahl wird eine konsolidierte Rechnung.

Danach steht die Frage, wer fährt. Reicht der eigene Fuhrpark? Die Machbarkeitsprüfung nimmt sich ein ganzes Paket auf einmal vor und zeigt, wo im Zeitraum kein eigenes Fahrzeug mehr zur Verfügung steht; die Zuordnung selbst passiert im Kalender der Disposition. Was übrig bleibt, geht an Subunternehmer – gezielt an einen Kontakt oder über den Subunternehmer-Marktplatz. Einkaufspreis und Kundenpreis bleiben dabei getrennt, die Marge ist jederzeit sichtbar.

Der entscheidende Punkt: Der Auftraggeber bleibt der eigene Kunde. Die Spanne bleibt im Haus. Und der Fuhrpark, das Fahrerteam, das Kontaktbuch und die Buchhaltung sind dieselben wie im übrigen Betrieb, den die Busly-Software abbildet – nichts davon muss ein zweites Mal gepflegt werden.

Beide Seiten arbeiten im selben Projekt

Weil Auftraggeber und Betrieb an derselben Sache arbeiten, laufen auch die Unterlagen dort zusammen. Was der eine hochlädt, was der andere beisteuert, was an den einzelnen Buchungen hängt, dazu die Rechnungen – alles sammelt sich im selben Projekt, jede Datei mit Herkunft, zugehöriger Fahrt und Datum. Rückfragen laufen als Nachricht am Vorgang statt in einem Mailverlauf, den nur eine Seite hat.

Das ist der eigentliche Unterschied zur Vermittlung: Es wird nichts weitergereicht. Beide sehen dieselben Positionen, dieselben Termine, denselben Stand.

Der Überblick zeigt, wo es hakt

Bei vierzig Positionen ist die schwierigste Frage nicht, was zu tun ist, sondern was übersehen wurde. Deshalb prüft das Projekt laufend eine Handvoll typischer Fälle und bringt dich mit einem Klick an die Stelle:

• Positionen, die noch niemand ausgeschrieben hat
• Angebote, die auf eine Entscheidung warten
• Ausschreibungen, deren Frist ohne ein einziges Angebot ausläuft
• Angebote, die in den nächsten Tagen verfallen
• Buchungen ohne Fahrzeug oder Fahrer
• Rechnungen, die offen oder überfällig sind

In der Praxis

Ein Verkehr über mehrere Wochen läuft damit in vier Schritten:

1. Projekt anlegen – Name, Zeitraum, Ort
2. Erfassen, was gefahren werden muss: Einzelfahrten, Pendelverkehr über Zeitfenster und Takt, Zusatzleistungen
3. Zusammengehöriges zu Paketen bündeln, Angebotsfrist setzen, ausschreiben
4. Angebote nebeneinander vergleichen und beauftragen – die Übersicht sagt dir laufend, was noch aussteht

Kein zweites Werkzeug, keine Tabelle, kein Vermittler dazwischen.

Wo wir hingehen

Das Projektmodul gehört zur Plattform und kostet nichts – weder das Anlegen eines Vorhabens noch das Ausschreiben, und auch nicht der Zugang zu den Betrieben, die darauf bieten. Es gibt kein Abonnement, keine Einrichtungspauschale und keinen Prozentsatz, der vom vereinbarten Preis abgezogen wird.

Der Gedanke dahinter ist derselbe wie bei allem, was wir bauen: Wer eine Leistung braucht, und wer sie erbringt, sollten direkt miteinander sprechen können. Für die einzelne Fahrt geht das auf Busly längst. Ab jetzt auch für den Verkehr, der aus vierzig davon besteht.

Wenn bei dir das nächste größere Vorhaben ansteht: Als Auftraggeber fängst du bei der Buslogistik an, als Busunternehmen beim Projektmanagement.